Are We Ready for the New Normal in Oil & Gas Industry in Indonesia?

My thoughts on oil & gas industry in Indonesia.

Facts:

Oil Price decreases rapidly from $100s to $30s, while lifting cost stays at $30s. It barely makes profit.

Prediction:

Economists and oil price experts have been predicting that the oil price would not increase, so the low price is “the new normal”. Or at least until 2017, unless OPEC, Rusia, Iran have significant moves.

 

Idea for The New Normal

1. Design for Value, it is a kind of “lifestye drastic change”. In the past the design and technology in O&G companies could afford the level of “Mercedez or Camry”; now we have to adapting to the fit for purpose towards the function.
2. Adopting aggresively Lean Operating Model especially for critical and repetitive processes: Procurement/SCM, Contract, Permit, until POP and Well Response Time.
3. Different kind of collbaoration: Embracing Big Data & industrial internet, an innovative collaboration with all stakeholders (regulators, suppliers, competitors) and maybe adopting a platform economy around inventories?

Comments are welcome

Memahami Proses dengan Animasi Menyenangkan

Sekitar dua tahun lalu saya diajak berkolaborasi oleh teman saya Ari Kamasan yang bekerja di WSP Worldbank untuk membantu APPSANI, sebuah asosiasi yang memayungi model usaha unik yaitu pengusaha sanitasi yang membangun WC untuk warga yang kurang mampu. Tugas saya adalah membuatkan proses bisnis dan SOP sehingga para pengusaha (dan calon pengusaha) bisa mengerti apa yang harus dilakukan, dan bisa digunakan untuk menjawab pertanyaan orang awam “apa sih pengusaha sanitasi?”

Dari pengalaman kolaborasi sebelumnya akhirnya saya mengajak Impro (Rendra Almatsier) untuk merangkum keseluruhan proses dalam sebuah animasi singkat agar mudah dicerna.


Apakah anda Setuju setelah melihat animasi 4 menit ini anda bisa membayangkan pekerjaan seorang pengusaha sanitasi?

#SOPit

Transformative Productivity, Siasat Sebelum Melakukan PHK Besar-Besaran

Transformative Productivity

 

 

Dengan nilai tukar Rupiah yang terus menurun terhadap Dollar serta pertumbuhan bisnis di berbagai dunia yang semakin melambat, banyak perusahaan mungkin sedang mempersiapkan untuk mengurangi jumlah karyawan dalam jumlah yang relatif besar.

Menyamankan persepsi: Tidak ada Perusahaan/Pengusaha atau Karyawan yang ingin terjadi PHK (Pemutusan Hubungan Kerja).

Sepanjang yang saya tahu, hampir semua manajemen perusahaan atau pengusaha tidak menginginkan PHK. Pelaku bisnis selalu menginginkan growth dan bisnis yang makin berkembang. Karyawan sebagian besar tentu tidak ingin kehilangan pekerjaan, apalagi dalam situasi yang sulit mencari pekerjaan baru.

Oleh karena itu, kita bisa mengerti bahwa pengurangan karyawan biasanya merupakan langkah terakhir untuk menyelamatkan bisnis.

Tapi, Benarkah PHK akan benar-benar menyelamatkan bisnis anda?

Menurut pendapat saya, melakukan PHK besar-besaran di saat krisis mungkin mirip orang menurunkan berat badan dengan melakukan sedot lemak. Postur yang diinginkan bisa tercapai dengan cepat, tapi apakah badan bisa digunakan untuk berlari kencang?

Belum tentu.

Sama juga dengan melakukan PHK besar-besaran, menurut pemahaman saya, selain menurunkan jumlah pegawai dan biaya, yang sering lupa kita hitung adalah kehilangan besar dalam bentuk tacit knowledge dan organizational capability perusahaan.

Dalam kondisi mendesak seperti saat ini, mungkin memang benar bahwa segala cara harus dilakukan untuk mencegah perusahaan bangkut, termasuk mengurangi pegawai. Tapi apakah nanti perusahaan yang melakukan PHK siap berlari kencang dan berkompetisi lagi?

Sebuah studi yang dilakukan Bain & Co terkait PHK yang dilakukan berbagai perusahaan dalam indeks Standard & Poor (S&P) 500 saat resesi di tahun 2001 menghasilkan kesimpulan bahwa sebuah perusahaan yang melakukan program pengurangan pegawai membutuhkan enam sampai delapan belas bulan untuk melihat penurunan biaya dalam laporan keuangan mereka. Dan kebanyakan eksekutif, TIDAK MENGHITUNG tambahan biaya yang dibutuhkan untuk recruiting, hiring, dan training karyawan baru saat eknonomi membaik dan perusahaan harus segera berlari kencang lagi.

Khusus untuk Indonesia, PHK hanya diijinkan jika perusahaan bisa membuktikan data keuangan perusahaan yang menunjukkan kerugian dalam jangka waktu 2 tahun berturut-turut. Sehingga perusahaan di Indonesia perlu benar-benar mengkalkulasi apakah tindakan PHK memang benar membantu untuk dilakukan. Terutama perlu benar-benar digali, sebenarnya apa trigger dalam memutuskan adanya PHK?

Trigger terjadinya Lay-off

Umumnya, terjadinya lay-off atau PHK besar-besaran adalah dalam situasi ekonomi memburuk atau perusahaan dalam keadaan merugi. PHK dianggap satu-satunya cara untuk menyelamatkan perusahaan dari kebangkrutan.

Tapi, ternyata bukan ancaman rugi yang selalu mengawali rencana PHK. Banyak rencana PHK dimulai berdasarkan sebuah analisa terhadap situasi bisnis dan ekonomi secara makro (business forecast & outlook). Terkadang perusahaan melakukan PHK besar-besaran tidak di saat perusahaan rugi, malah sedang untung! Namun para eksekutif telah melihat outlook yang suram terkait masa depan bisnisnya jika tidak melakukan perubahan yang signifikan. Artinya, PHK sering merupakan tindakan pre-emptive berdasarkan forecast

Sebagai contoh, di industri jasa minyak/gas di akhir tahun 2014 ada tiga perusahaan besar yakni Baker Hughes, Halliburton, Schulmberger semuanya membukukan revenue kuartal empat yang sangat kuat, namun tetap mereka melakukan PHK: Schulmberger 9000 karyawan, Baker Hughes 7000 karyawan, dan Halliburton 1000 karyawan.

Jadi menurut saya, lay off biasanya lebih di-drive oleh business outlook dan strategi jangka pendek daripada untuk menghindari kerugian saat ini.

Selain dipengaruhi business outlook dan perkembangan ekonomi global, banyak perusahaan juga menggunakan PHK untuk mendapatkan postur perusahaan yang lebih ramping, biasanya akibat menjadi terlalu gemuk di saat bisnis sedang berjalan bagus. Rata-rata para eksekutif mulai melihat Cost Ratio sudah terlalu tinggi dalam postur keuangan perusahaan dan melihat peluang untuk mengurangi biaya dari pengurangan karyawan.

Dari situ, ada kemungkinan eksekutif perusahaan mengasumsikan pasar saham akan lebih senang jika mereka melakukan PHK. Mereka berharap harga saham akan naik karena PHK dianggap sebagai langkah positif oleh analis dan dan investor. Kenyataannya, justru asumsi itu sering salah! Harga saham malah sering anjlok jika pasar melihat PHK sebagai sebuah kegagalan manajemen mengelola workforce.

Oleh karena itu, saya ingin mengulangi kata-kata Paul Krugman, bahwa meningkatkan produktivitas adalah cara paling jitu bagi setiap perusahaan.

Productivity Krugman Quotes
Bagi perusahaan yang sedang mempertimbangkan PHK, saya ingin mengajukan sebuah kerangka yang saya sebut Transformative Productivity.

Transformative Productivity, sebuah alternatif sebelum PHK.

Framework ini saya sebut Transormative Productivity karena jalan terbaik dalam menghindari kerugian saat bisnis sedang sulit adalah melakukan usaha peningkatan produktivitas yang memang benar-benar mentransformasi perusahaan anda menjadi ramping dan siap bertarung saat ekonomi membaik.

Sekali lagi saya ingin menggunakan analogi dalam menurunkan obesitas bahwa PHK itu adalah ibaratnya sedot lemak, sementara Transformative Productivity adalah anjurann untuk berolahraga dan mengatur pola makan lebih ketat. Hasilnya mungkin sama-sama berat badan berkurang, namun dengan Transformative Productivity, perusahaan anda juga akan lebih berotot dan siap berkompetisi.

Seperti layaknya diet ketat dan olahraga dengan disiplin, cara Transformative Productivity ini adalah cara yang sudah kita ketahui dan cara yang berat, tapi ini adalah cara yang lebih baik dari PHK.

Bagaimana melakukan Transformative Productivity

Ada 3 level review dan exercise yang perlu dilakukan jika kita benar-benar ingin mentransformasi perusahaan kita, yang bisa di gambarkan dalam piramida sederhana ini.

Transformative Productivity Pyramid
Dalam masa sulit, usaha perbaikan produktivitas harus terjadi di semua level: dari level strategi, team sampai individu

1. Di level Proposition atau Strategi

Ibaratnya seorang pria yang kelebihan badan, sebelum mengikuti exercise oleh seorang personal trainer, latihan perlu disesuaikan dengan tujuan exercise: apakah ia atlet, seorang petinju, pelari marathon, atau orang yang sedang sakit, atau malah seorang eksekutif.

Begitu juga dengan sebuah perusahaan, yang pertama kali adalah perlu dianalisa adalah produktivitas proposition perusahaan anda. Bagaimana kompetisi terjadi antara perusahaan anda dengan para pesaing.

Apakah produk atau jasa anda memang benar-benar disukai oleh customer anda?

Untuk itu anda perlu meihat dan menggali lebih dalam financial statementperusahaan anda. Mulai dari indikator paling umum misalnya Revenue per bulan, Cost Ratio, dan lain-lain.

Sampai disini mungkin tidak banyak perbedaan dengan rencana PHK anda, karena mungkin timbul sebuah kesimpulan, “wah cost kita terlalu tinggi jadi lebih baik kita kurang salah satu komponen cost yakni karyawan”.

Sebelum sampai pada kesimpulan itu, saya menganjurkan juga dilakukan reviewdi level strategi untuk hal-hal seperti ini:

  • Bagaimana reaksi customer dalam situasi ekonomi sulit seperti saat ini? Apakah akan ada perubahan dari sisi customer demand/loyalty jika perusahaan kita melakukan perubahan di sisi pricing?
  • Apakah setiap customer menghasilkan keuntungan? Bisakah kita menggunakan analisa untuk melihat customer berdasarkan kontribusi profitability, lalu melakukan perubahan strategi dalam produk dan pelayanan?
  • Jika perusahaan kita memiliki beberapa lini produk atau kantor cabang atau daerah operasi, seluruh analisa di atas bisa kita gabungkan dengan melihat komponen kontribusi revenue masing-masing produk/cabang/daerah operasi relatif terhadap biaya yang timbul.
  • Sebelum melakukan PHK, sebaiknya anda melakukan review terhadap decision making process dan approval layers di dalam organisasi anda. Kecepatan dalam mengambil keputusan atau banyaknya tanda tangan dalam mengambil keputusan sangat berpengaruh terhadap banyaknya inefisiensi dalam perusahaan anda.
  • Lakukan review terhadap proyek-proyek yang memerlukan kapital besar dan perlu waktu yang panjang. Adakah proyek yang bisa kita tunda

2. Di level Process atau team:

Jika di level strategis kita melihat Revenue/bulan, maka di level proses kita bisa melihat lebih jauh di level departemen dan proses. Cara pikir yang harus kita gunakan adalah tiap tim/departemen memerlukan lensa yang berbeda dan tidak bisa digeneralisir dengan menggunakan kata “pokoknya” atau “given”, misalnya,

“Pokoknya tiap departemen harus memangkas biaya 30%”

atau

It is given. Setiap team harus mengurang pegawai 10%”.

Cara yang tepat agar perusahaan anda benar-benar berhasil bertransformasi adalah melihat kontribusi dan hubungan antara strategi/proposisi perusahaan dalam kaitannya dengan setiap tim. Misalnya,

  • Untuk tim Sales, misalnya kita fokus kepada indikator Revenue contributed by Sales Team/month. Ada keselarasan antara apa yang menjadi indikator di level korporasi dan level team/departemen. Dari situ dilakukan review terhadap trend yang ada untuk dilakukan perbaikan.
  • Bagian Marketing bisa fokus pada komponen biaya dan analisa product & customer profitability yang dipadukan dengan analisa terhadap cost ratio(misalnya advertising, promotion, dan biaya-biaya marketing lain). Jika bagian Marketing mengeluarkan banyak biaya karena co-branding dan partnership, ini saatnya untuk negosiasi ulang kontrak-kontrak anda. Hal ini terutama jika customer anda tidak terlalu appreciate dengan apa yang anda keluarkan. Ini pengalaman yang pernah saya alami sendiri. Jangan berasumsi bahwa setiap biaya yang kita keluarkan dalam marketing ada nilainya buat customer.
  • Bagian Finance & Accounting bisa fokus kepada faktor-faktor seperti manajemen terhadap working capital misalnya Cash Collection untuk Account Receivables, ataupun mengatur agar tidak terlalu cepat membayar pihak ketiga; seringkali sebuah perusahaan membayar lebih cepat dibanding yang tercantum dalam kontrak, ini akibat tidak mempunyai tracking yang baik atau karena petugas pelaksana tidak mengerti efeknya buat cash flowperusahaan.
  • Bagian Supply Chain Management, Operations, Maintenance bisa berkoordinasi untuk melihat rantai suplai mulai dari pembelian sampai delivery untuk memastikan tidak ada inventory yang dibeli dalam jumlah berlebihan serta bekerjasama dalam usaha-usaha mengurangi inventori.
  • Cross-functional department bisa melihat lagi isu-isu lintas sektoral (misalkan terkait internal policy) untuk bisa dilakukan simplifikasi.

3. Di level People atau individual

Dengan melakukan review secara sistematis di level Proposition dan Process di atas, saya sangat yakin kita akan banyak mendapatkan ide dan opportunity untuk meningkatkan produktivitas di level individu.

  • Misalnya, saat kita memperbaiki revenue di departemen Sales, kita mungkin akan menemukan bahwa sebenarnya revenue per bulan mempunyai korelasi dengan jumlah calls yang dilakukan setiap staff penjualan dalam satu hari.
  • Bisa juga anda akan menemukan ide bahwa dalam situasi sulit ini, staff sales bisa sekaligus dimanfaatkan untuk menjadi support team dalam mempercepat cash collection (ini misalnya, lho).
  • Jika Tim Marketing banyak mengeluarkan biaya untuk advertising/creative/ talent, dalam usaha cost reduction sambil meningkatkan produktivitas, mungkin saatnya menantang mereka untuk mengerjakan semuanya in-house.
  • Jika banyak ada perjalanan bisnis, saatnya melakukan evaluasi apakah ada cara lain yang lebih murah yang bisa dilakukan dengan teknologi yang sudah ada dan tersedia gratis dari berbagai layanan digital abad ini.
  • Dibandingkan perusahaan mengeluarkan memorandum yang menginstruksikan bahwa “Perusahaan sedang melakukan usaha cost reduction dan sejak 1 September 2015, suplai kopi ditiadakan di semua pantry/meeting room” saya merekomendasikan manajemen untuk mengadakan kontes “cost reduction” yang bisa diikuti setiap karyawan. Lebih baik lagi jika tema kontes disesuaikan dengan hasil evaluasi di level Proposition/Strategic dan Process/Team di atas. Dalam perjalanan karir saya, saya banyak sekali melihat ide cemerlang karyawan yang bisa menghemat lebih signifikan di banding menghilangkan kopi di pantri.

Kalau disimpulkan, Transformative Productivity adalah sebuah usaha sistematis untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya yang dimulai dari level strategis dan dilakukan alignment sampai ke level proses dan individu.

Ini cara yang tidak mudah dan perlu komitmen tinggi; tapi saya sangat yakin cara ini jauh lebih baik dibanding melakukan PHK besar-besaran.

Apa yang perusahaan anda butuhkan untuk melakukan Transformative Productivity?

  1. Strong, committed and engaged leadership
  2. Keberanian setiap pemimpin to question everything thought to be obvious and normal.
  3. Cross-functional team yang terdiri dari:
  • Sosok leader yang sudah terbukti pengalamannya
  • Orang yang berpengalaman memegang PMO (Project Management Office) untuk memastikan alignment, control dan tracking
  • Orang yang berpengalaman dalam Change Management
  • Orang yang mempunyai kemampuan bagus dalam analisa (quantitative & qualitative)
  • Anggota tim yang mempunyai track record in getting things done

Selamat Mencoba!

Meningkatkan Produktivitas Saat Ekonomi Lesu (Beyond the Jargons)

Productivity Krugman Quotes

Dalam beberapa minggu ini tanda-tanda melemahnya denyut ekonomi Indonesia makin terasa. Kurs Rupiah terhadap Dollar yang makin melemah, harga minyak yang sangat rendah dan pasar property yang terus menurun. Beberapa diskusi dengan rekan-rekan pengusaha mengkonfirmasi kondisi ekonomi yang sedang lesu ini. It’s official!

Seruan peningkatan produktivitas Indonesia, menurut pendapat saya, sekarang ini hanya sebatas jargon. Peningkatan produktivitas tidak bisa di-manage hanya di level makro atau strategi di level tingkat negara. Produktivitas adalah ukuran output seorang pekerja per jam (atau dalam satuan waktu lain); dengan kata lain produktivitas riil harus dilakukan di level perusahaan, khususnya swasta.

Produktivitas Indonesia vs. negara sekitar

Dari sebuah laporan yang disusun dengan sangat baik oleh konsultan ternama McKinsey, saya mendapatkan data ini:

ASEAN productivity
(Sumber: Southeast Asia at the crossroad: Three paths to prosperity — McKinsey Global Institute)

Jika saya simpulkan diagram di atas:

  • Biaya upah di Indonesia memang murah (dibanding negara-negara tetangga), namun karena produktivitas negara kita juga rendah, maka upah rendah itu tidak bisa menjadi keunggulan Indonesia, terutama dibandingkan China dan Singapura (lihat bagian paling kanan: Average daily output/wage).
  • Yang menarik adalah negara tetangga kita Singapura; walaupun upah di sana sangat tinggi, namun karena produktivitas jauh lebih tinggi, negara itu tetap menjadi negara yang menarik untuk investasi serta menghasilkan output lebih signifikan.
  • Opportunity terbesar buat kita di Indonesia adalah: bagaimana meningkatkan produktivitas kerja; dalam grafik itu, hanya Vietnam yang di bawah kita!

 

Mendefinisikan Ulang Arti “Bekerja”

Bagi banyak orang Indonesia, bekerja artinya “pergi ke kantor atau pergi ke tempat kerja”.

Bagi sebagian negara yang produktif, bekerja artinya “menghasilkan outputatau value kepada orang lain (yang membayar kita).”

Apakah anda bisa melihat bedanya?

Dengan definisi “bekerja berarti pergi ke kantor/tempat kerja”, yang penting adalah anda hadir di sana. Tidak perduli apakah anda hari ini menghasilkan output atau nilai tambah buat perusahaan anda. Selain itu tidak ada yang mengukur output kita…

Yang mengherankan, masih banyak organisasi yang menganut pola pikir ini. Semua diukur dari absen dan kepatuhan. Yang penting seorang karyawan hadir di kantor dan “tampak” sibuk. Padahal, dengan teknologi dan cara bekerja moderen, sangat gampang untuk kita “tampak produktif”. Jika saya mendapatkan fasilitas komputer, sangat mudah bagi saya untuk menghabiskan satu hari di depan komputer (membaca email, membuat presentasi, menghitung di spreadhseet) lalu beredar dari satu meeting ke meeting yang lain, tanpa hasil nyata. Begitu juga dengan seorang pekerja di lapangan; dengan adanya laptop/komputer/tablet yang ia gunakan, pekerja bisa sangat sibuk namun tidak menambah nilai kepada perusahaan.

Bringing back science to our workplace

Dalam banyak kesempatan, saat mengajurkan untuk mengukur produktivitas, saya sering menerima argumentasi bahwa pengukuran produktivitas hanya cocok untuk pekerja pabrik/buruh:

  • “saya engineer, pekerjaan saya terlalu bervariasi, tidak bisa diukur”
  • “saya orang sales, ini art bukan ilmu pasti”
  • “saya kerja di marketing, ukuran kami adalah brand awareness; sangat susah kalau diukur dengan ukuran produktivitas”

Padahal setiap pekerjaan bisa diukur dengan melihat output apa yang dihasilkan pekerjaan tersebut. Dengan ukuran output per pekerja sebagai indikator produktivitas, sebenarnya kita berusaha membawa sains ke dalam tempat kerja. Misalnya:

  • Seorang engineer bisa di ukur berapa banyak disain yang mereka hasilkan, berapa jumlah engineering review/analysis yang mereka lakukan per bulan?
  • Seorang sales person, bisa diukur berapa lead yang mereka follow up per hari? Berapa banyak telpon yang mereka lakukan? Berapa banyak lead yang akhirnya sukses menjadi penjualan?
  • Orang marketing bisa diukur dari efektivitas penggunaan biaya marketing terhadap portfolio growth? Malah mereka bisa menganalisis produktivitas tiap produk di dalam channel atau area geografi yang berbeda.

Produktivitas adalah tentang menggunakan data dan fakta untuk melihat output dan value yang diciptakan setiap orang dan setiap tim.

Resesi? Ekonomi melemah? Ini saatnya meningkatkan produkivitas!

Dalam situasi yang normal atau growth sedang tinggi, kadang-kadang yang muncul adalah jawaban ini:

“Pengukuran produktivitas itu ide yang cukup baik, sayangnya kami sedang tidak punya waktu untuk itu. Fokus kami adalah growth…growth..growth..!”

Nah, saat ekonomi melemah adalah saat yang tepat untuk melakukan evaluasi dan pengukuran terhadap output karyawan anda! Segera tugaskan orang-orang terbaik anda untuk melihat output dari skala korporasi sampai skala individu.

Segera tinggalkan paradigma lama yang melihat bahwa seorang pekerja sudah bekerja baik jika ia hadir sepanjang jam kantor dan tampak sibuk. Mulai siapkan indikator output di level individu dan organisasi.

Sekali lagi ingat, dengan bertebarannya PC, laptop, dan gadget, sangat mudah seorang karyawan untuk menghabiskan waktu di kantor tanpa menghasilkan output sama sekali.

Cara meningkatkan produktivitas perusahaan anda adalah untuk mulai mengukur output, menganalisa dan membuat perubahan agar hasilnya meningkat. Selain analisis, ada beberapa hal lagi yang bisa anda lakukan seperti memperbaiki housekeeping, memperbaiki pelaksanaan SOP dan mendorong knowledge sharing.

Akhir kata, saya ingin mengutip kata-kata terkenal ini:

“If you don’t measure it, you can’t control it. If you can’t control it, you can’t manage it”

5 Hal Yang Wajib Dilakukan Setiap Perusahaan Saat Bisnis Sedang Lesu

Produktif

Di saat geliat ekonomi lokal (atau global) ) melambat atau sebuah perusahaan mengalami penjualan yang semakin menurun, seringkali kita melihat usaha penghematan disana-sini. Ditandai dengan program training yang dikurangi drastis, business travel yang menjadi kegiatan “haram”, stok teh atau kopi yang tiba-tiba menghilang dari pantry bahkan sampai pengurangan pegawai. Walaupun masuk akal dan bisa menghemat biaya, menurut saya tindakan-tindakan diatas juga “berhasil” menghilangkan motivasi karyawan untuk bekerja dengan baik.

Kadangkala pimpinan perusahaan juga sering mengatakan bahwa walaupun cost-saving dengan meniadakan training atau kopi itu tidak seberapa, pimpinan ingin menciptakan sense of crisis agar karyawan sadar dan bangun bahwa saat ini dibutuhkan kerja keras dan usaha ekstra. This is not business as usual! Sekali lagi, niat mulia itu bagi karyawan lebih banyak negatif dibanding manfaatnya. Yang tercipta adalah “meta-depresi”, alias depresi karyawan karena memikirkan situasi ekonomi yang memang depresi. Maka tidak heran dimana-mana yang kita temukan karyawan yang mengeluh, bukannya berikhtiar atau melakukan usaha ekstra.

Oleh karena itu, ini 5 hal yang harus dilakukan setiap perusahaan di saat bisnis menurun:

1. Deep learning on company’s financial data

Saat dulu saya bekerja di bagian marketing di GE Money, di tahun 2008 dimana dunia sedang mengalami krisis finansial global, dalam kondisi budget yang sangat ketat kami berusaha mencari cara untuk bisa mengalokasikan anggaran agar bisnis masih bisa berjalan. Salah seorang pimpinan saya mengajukan pertanyaan yang sampai saat ini masih saya ingat:

  • Berapa % customer kita yang menghasilkan profit buat perusahaan?
  • Bisakah kita menghitung profitability untuk setiap customer kita?
  • Seberapa efektif marketing & operation cost kita terhadap kontibusi growth atau market share jika kita lihat data 3 tahun terakhir?

Saya teringat saat itu awalnya saya tidak tahu jawabannya. Selama ini tim kami selalu berlari mengejar sales, growth, dan revenue. Yang saya tahu hanya Revenue, EBITDA dan Net Income. Selesai. Saya dan tim seringkali tidak menganalisis dengan dalam data keuangan yang ada. Nah, di saat krisis atau bisnis lesu, inilah saat yang tepat untuk step back dan menganalisis hal-hal seperti diatas dengan seksama.

Jika anda sekarang berpikir setiap customer anda profitable, maka inilah saat yang tepat untuk menugaskan karyawan terbaik anda untuk mendapatkan jawabannya. Jangan biarkan talenta brilian di perusahaan anda kehilangan tantangan. Dan ini bukan hanya untuk perusahaan-perusahaan yang mempunyai customer/pelanggan secara langsung. Perusahaan-perusahaan minyak atau tambang, bisa mengajukan pertanyaan yang mirip. Apakah setiap sumur atau area tambang profitable? Berapa % dari profit yang disumbang oleh sumur/area yang profitable?

Saya garansi, dengan mendapatkan dan mengevaluasi jawaban dari pertanyaan-pertanyaan diatas akan membawa sebuah insight yang luar biasa yang akan memicu penghematan ataupun potensi growth yang selama ini anda tidak lihat.

2. Housekeeping

Jika aktivitas no 1 lebih banyak bekerja dengan data, angka dan laporan di depan komputer, maka kegiatan no 2 adalah kegiatan yang memerlukan pimpinan untuk menyingsingkan lengan baju untuk berkunjung ke garis depan, turun ke pabrik, melihat warehouse, ke kantor cabang, sampai oil field.

Saya kadang-kadang mendengar keluhan dari karyawan yang lesu karena “bingung Mas, lagi tidak banyak kerjaan”, sementara kondisi pabrik penuh oli berceceran atau kantornya berantakan. Di saat bisnis lesu, adalah sangat baik jika perusahaan menggalakkan usaha yang rendah biaya untuk mengatur lagi pabrik, membersihkan mesin atau pompa hingga kantor cabang. Membersihkan dan mengatur ulang inventory di warehouse. Jika ada biaya, lakukan juga pengecatan ulang mesin agar tidak keropos, bersihkan semua peralatan atau tata ulang kantor anda tanpa harus membeli barang baru. Manfaatkan waktu santai di hari Jumat setelah olah raga mingguan untuk bekerjasama. Buat lomba selfie atau tim dengan housekeeping terbaik. Intinya, manfaatkan talenta dan sumber daya yang ada untuk memperbaiki kantor dan peralatan di saat waktu sedang banyak tersedia, sambil tetap memompa semangat. Untuk aktivitas di kantor, manfaatkan jugahousekeeping untuk memastikan tercapainya clean desk policy dan information security management berjalan dengan baik.

3. Mereview dan memperbaiki SOP (Standard Operating Procedures)

Di saat bisnis sedang tidak terlalu sibuk juga saat yang tepat untuk merapikan lagi SOP. Saat bisnis sedang lari kencang, meng-update SOP sering kalah prioritas dibanding isu-isu yang datang tiada berhenti. Di saat laju ekonomi mulai melambat, manfaatkan orang-orang terbaik anda untuk melihat lagi SOP:

Apakah SOP kita sudah cukup up to date?
Apakah SOP kita sudah cukup jelas dan mudah di-mengerti? Apakah kita mempunyai checklist atau Work Instruction (WI) untuk memudahkan para pelaksana di lapangan?
Apakah SOP yang ada selama ini sudah dilaksanakan? Bagaimana pengukuran dan monitoring-nya?
Jika kita melakukan tiga hal diatas untuk SOP, perusahaan anda akan sangat siap di saat ekonomi mulai bergeliat untuk lari lagi.

4. Encourage cross-training and knowledge sharing

Di dalam satu pabrik yang menggunakan CNC (Computerized Numeric Control) machining hal ini sering terjadi. Bagian operasi tidak mengerti dengan baik mesin yang dia operasikan karena terlalu canggih. Bagian maintenance tidak terlalu mengerti isu-isu operasional di lapangan karena terlalu sibuk dengan tugas sehari-hari. Bagian engineering walaupun mengerti konsep dan teknologi-nya, tidak terlalu memahami teknik fine-tuning mesin dengan detil. Apalagi bagian operasi sering melakukan by-pass dan improvisasi di lapangan;)

Di saat penjualan sedang lesu ataupun order dari pelanggan sedikit yang datang, ini saatnya untuk para teknisi dan operator belajar lebih banyak dari engineer tentang design philosophy dari sistem yang dijalankan. Operator juga belajar dari engineer dan teknisi. Engineer belajar turun ke lapangan dan memahami isu-isu dengan detil di level alat secara aktual. Di dalam menjalankan proses bisnis, setiap karyawan sebaiknya memperdalam ilmu yang menjadi bidangnya sambil meluaskan horison agar mengerti proses secara menyeluruh. Para ilmuwan menyebutkan kapabilitas ini seperti huruf T. Memiliki keahlian yang mendalam sebagai jangkar, dan mengerti bagian-bagian terkait dalam konteks yang lebih luas.

Kapan lagi kita bisa melakukan itu kalau tidak di saat bisnis sedang berjalan pelan?

5. Adakan olimpiade mini di kantor, lomba karaoke, atau piknik di sekitar kantor.

Kebanyakan perusahaan mengikuti downward spiral di saat krisis. Karena revenue turun, budget di pangkas. Karena budget turun, karyawan mulai lesu mengingat aktivitas bisnis juga diturunkan. Karena karyawan kehilangan motivasi, output dan inovasi juga menurun. Akhirnya penjualan semakin turun…demikianlah terjadi spiral menuju titik terendah. Tak lama kemudian karyawan mulai di rumahkan dan lalu di PHK :(

Jangan ikuti siklus kiamat itu. Hidupkan semangat!

Oleh karenanya, akan sangat luar biasa jika para pimpinan perusahaan justru mengadakan kegiatan bersenang-senang di saat bisnis sedang krisis. Tentu saja harus dibuat acara yang tidak perlu biaya besar. Beberapa perusahaan ada yang mengadakan olimpiade mini atau lomba karaoke ataupun mengadakan “outing” di tempat yang bisa dicapai dengan cepat dari kantor. Lomba housekeeping bisa menjadi bagian dari acara ini. Intinya, ini saatnya mendorong generasi muda dan millenial untuk memimpin karyawan lain membuat acara kreatif yang fun.Saat-saat ekonomi sedang tidak bagus adalah saat yang tepat untuk menumbuhkan kebersamaan.

 

Selamat mencoba!